Gestor de comunicaciones de SAPD

Instrucciones de envío

Normas de envío de comunicaciones SAPD 2018

Las comunicaciones deberán remitirse a través del gestor de comunicaciones accesible en www.sapd.es/comunicaciones

Para el envío de comunicaciones es necesario el registro en el gestor. La comunicación será enviada por uno de los autores en representación del resto.

El plazo establecido para envío de comunicaciones a la XLIX Reunión de la Sociedad Andaluza de Patología Digestiva es del 15 de julio al 14 de octubre de 2018.

Puede enviar nuevas comunicaciones mediante la opción Nueva comunicación.

El formulario deberá completarse en dos pasos.

En el primer paso deberán indicarse el título, palabras claves, autores, centros, tipo de comunicación, área temática y forma de presentación preferida.

  • Título: El título deberá introducirse en mayúsculas y deberá tener una extensión máxima de 350 caracteres.
  • Palabras clave: deberá introducir entre 1 y 3 palabras clave.
  • Tipo de trabajo: deberá seleccionar el tipo de trabajo que va a remitir de entre los tipos disponibles:
    • Investigación clínica
    • Investigación básica
    • Caso clínico
  • Tipo de presentación: deberá seleccionar su referencia en cuanto a tipo de presentación de entre los tipos disponibles:
    • Comunicación Oral
    • Poster
    • VideoForum
    • Indistinta
  • Área: deberán indicar el área a la que se encuentra asociada su comunicación de entre las áreas disponibles:
    • Endoscopia
    • Enfermedad Inflamatoria Intestinal
    • Hígado
    • Intestino Delgado / Colon
    • Páncreas / Vía biliar
    • Tracto digestivo superior / Motilidad / Hemorragia
    • Trasplante Hepático
    • Trasplante Intestinal y multivisceral

En el segundo paso deberá cargarse el contenido de la comunicación.  En función del tipo de comunicación indicada en el paso anterior, el formulario para la inclusión del contenido será diferente:

En comunicaciones del tipo investigación clínica / investigación básica, deberán rellenarse cuatro apartados:

  • Objetivos
  • Material y Métodos
  • Resultados
  • Conclusiones

En comunicaciones del tipo caso clínico, deberán rellenarse tres apartados:

  • Introducción
  • Caso clínico
  • Discusión

Deberá introducirse el texto de cada sección en el apartado correspondiente, sin incluir el título ("Objetivos", "Material y Métodos", etc.) y sin formato específico (negritas, cursivas, subrayados, sangrías). Cuando introduzca el texto, sí deberá insertar los saltos de línea, y separar los párrafos, dentro de cada apartado, según desee que se representen posteriormente. En cada apartado podrán incluirse hasta 300 palabras, pero el máximo total no deberá exceder las 400 palabras.

Se podrán añadir figuras y tablas como archivos adjuntos para los siguientes apartados:

Investigación clínica / investigación básica

  • Material y Métodos. Hasta 4 figuras.
  • Resultados. Hasta 4 figuras.

Caso clínico

  • Caso clínico. Hasta 8 figuras.

Las figuras deberán remitirse como imágenes en formato JPG, con una resolución máxima de 450 x 450 píxeles. Estas imágenes no deberán incluir los títulos o pies de figura, que deberán insertarse como texto sin formato en el campo correspondiente dentro del formulario de publicación de imágenes.

Las tablas deberán remitirse en un formato MS WORD (DOC,DOCX) tamaño A4, una tabla por página, y una sola página por documento, preferentemente en orientación vertical.

Para la elaboración de las tablas se deberán tener en cuenta las siguientes recomendaciones:

  • líneas continuas de color negro de 1/2 punto.
  • fondo blanco.
  • fuente Arial, tamaño 8 puntos.
  • para destacar títulos de columnas o resultados, se podrán usar las cursivas.

Tras enviar el fichero desde el formulario de registro de comunicaciones, el formato Word será convertido a JPG de forma automática por el sistema, y se le ofrecerá una herramienta para hacer el recorte y selección de la tabla sobre el formato A4.  

Para las comunicaciones con propuesta de presentación del tipo VideoForum, deberá incluir un video, pero recomendamos que incluya también una selección de imágenes clave. La comunicación de tipo VideoForum que se reciba sin el archivo de vídeo será descartada y no entrará en evaluación. Si su comunicación es del tipo VideoForum, por favor revise el detalle de las normas específicas para la presentación del video antes de remitirlo.

Este año de nuevo se procesará de forma automatizada la información remitida para generar el formato de presentación poster. Una vez introducidos textos, figuras y tablas, podrá previsualizar el resultado en un formato de presentación estándar similar al formato poster. Este formato se usará en la galería de comunicaciones del congreso. Es importante que verifique que la información y las figuras y tablas se visualizan adecuadamente.


Si detecta alguna anomalía, podrá contactar con la Secretaría Técnica a través del formulario accesible en la pantalla de gestión de comunicaciones.

Una vez completados los dos pasos del formulario, podrá guardar la comunicación como borrador, para editarla posteriormente, o enviarla al comité científico para su evaluación. Si la guarda como borrador deberá  enviarla desde el gestor antes de la finalización del plazo de envió de comunicaciones.

En relación a la corrección de las comunicaciones ya enviadas, debe tenerse en cuenta que todas las comunicaciones remitidas por cada usuario quedarán asociadas a su cuenta. Desde Mis Comunicaciones podrán revisarse las comunicaciones ya enviadas por el usuario. Podrá finalizar y remitir los borradores hasta el 14 de octubre de 2018 o bien hasta cuando le indique el sistema que ya no se admiten más comunicaciones por estar cerrado el plazo.

El comité científico de la SAPD valorará las comunicaciones remitidas y notificará a los usuarios la aceptación de las comunicaciones a finales de octubre de 2018

Si la comunicación es aceptada, se le ofrecerá la posibilidad de revisar los contenidos remitidos para su comunicación antes del congreso, durante unos días, pero muy es recomendable que remitan la comunicación en su versión definitiva en el primer envío para que el comité científico pueda evaluarla adecuadamente. 

 

Con el fin de mejorar la calidad de los posters se requerirá que en su versión final todos los posters aceptados incluyan al menos 2 o 3 figuras o tablas. En caso de no incluirse ninguna figura el poster podría quedar descartado.


Según el tipo de presentación aceptada,  puede ser necesaria la elaboración y aportación de contenidos o material de presentación adicional. Por favor revise las normas de presentación a continuación.

Normas de presentación de comunicación oral

El tiempo total de cada comunicación oral es de 10 minutos, incluyendo la presentación en sí misma y la discusión. Por tanto deberá hacer la presentación en menos de 7-8 minutos, dejando al menos 2-3 minutos para las preguntas y comentarios de los asistentes.

Las presentaciones se entregarán en soporte digital en formato de presentación de diapositivas de Microsoft PowerPoint 2003 o superior (PPT o PPTX) o en formato Adobe Acrobat (PDF) en la Secretaría del Congreso el día anterior a la celebración de la mesa de comunicaciones orales correspondiente. Si necesita reproducir videos o algún contenido especial, por favor contacte con la Secretaría Técnica con al menos una semana de antelación a través del correo electrónico sapd@sapd.es

Normas de presentación de póster

NO HABRÁ EXPOSICIÓN DE POSTERS IMPRESOS, y por tanto no es necesario que lo imprima. La consulta de los posters se realizará en pantallas digitales instaladas al efecto.

No será necesario remitir su póster en formato PDF  a través de la herramienta de gestión de comunicaciones de la SAPD. El poster se generará de forma automatizada en base a los contenidos remitidos.  Es conveniente que una vez aceptada su comunicación y asignado este tipo de presentación, revise que el contenido de su comunicación se visualiza adecuadamente. Podrá revisar el formato de presentación desde el gestor y dispondrá de un plazo para realizar modificaciones, antes del congreso, si así lo desea. En cualquier caso, y como se ha mencionado anteriormente, este plazo será breve, por lo que le recomendamos que incluya todo el contenido de su presentación con el primer envio.

Los pósteres se podrán consultar en pantallas ubicadas a tal efecto durante las horas de duración del congreso.

 

Normas de presentación de videoforum

La duración de la presentación de su comunicación será de 10 minutos, 8 minutos de presentación y 2 de discusión.

Las comunicaciones que opten por el formato vídeo, adicionalmente al envío a través del formulario on line, deberán adjuntar un archivo de vídeo en uno de los formatos admitidos (avi, mp4, mpg, mov, wmv) y con un tamaño máximo de 200Mb. Por favor tenga en cuenta las siguientes recomendaciones:

  • Si el video es para reproducirlo independientemente, podrá ser remitido en formato mp4, avi o mov.
  • Si el video se va a reproducir a partir de un keynote de Mac deberá ser remitido en formato mov.
  • Si es para insertarlo en Power Point, deberá ser remitido en formato Windows media video.

El envío de dicho archivo se realizará desde el mismo formulario durante el plazo de envío de comunicaciones. La opción estará disponible cuando se seleccione como tipo de presentación propuesta “VideoForum”.  

Se recomienda la siguiente estructura: 

- 1 diapositiva de título SIN AUTORES NI CENTRO DE TRABAJO
- 1 diapositiva de introducción.
- 1 vídeo de 6 minutos en alta calidad. El video presentado deberá ser el enviado a través de la plataforma web durante el envío de comunicaciones  y no podrá ser modificado. 
- 1 diapositiva de comentarios/conclusiones.

Las diapositivas o títulos deberán estar integradas en el video. Por favor recuerde que durante el video no deben mencionarse ni en las diapositivas ni en la narración los nombres de los autores ni su centro. Tampoco deben aparecer datos personales de pacientes, como nombres o números de filiación. 

Se recomienda que además del video se remitan a través del formulario una selección de al menos 1 o 2 imágenes clave del video, que se usarían en el formato de presentación poster, si la comunicación fuera aceptada como tal. 

La comunicación de tipo VideoForum que se reciba sin el archivo de vídeo será descartada y no entrará en evaluación. Por favor, envíe el vídeo ya editado (sólo con la parte de la exploración que corresponde a la comunicación) y sin que se puedan visualizar datos personales de pacientes.  Los videos con una duración que exceda la requerida no serán considerados.